GESTIÓN DOCUMENTAL MODERNA EN LA ERA DIGITAL
El valor e importancia que han adquirido los datos y la información para el quehacer diario de las organizaciones, instituciones y empresas en la actualidad, es de gran relevancia y marcan la diferencia en una sociedad tan competitiva.
Imagen Fuente: https://images.app.goo.gl/aefpFPkLesqJzY85A
El seguir generando y almacenando
información en medios físicos ya no es muy rentable, no solo por temas
económicos para adquirir elementos materiales como hojas, carpetas, estantería,
adecuaciones locativas, entre otros, sino por los tiempos y esfuerzos
requeridos por el personal de las empresas para organizar, ubicar y gestionar
este tipo de información.
El tiempo es de vital importancia para
la ejecución de las actividades de producción y administración de una compañía,
si se mantienen modelos y métodos obsoletos en la gestión de documentos e
información, será muy difícil optimizarlo por todo lo que se requiere en la
gestión documental << Planeación, Organización, Preservación a largo
plazo>> (Archivo General de la Nación Colombia, s.f.).
Afortunadamente el desarrollo
tecnológico a traído consigo muchas ventajas en diferentes ámbitos como lo es
el generar, almacenar y trasmitir datos e información de manera electrónica
usando diferentes medios como pendrives o aplicaciones informáticas. Estas
últimas han marcado una revolución en la manera como las personas se comunican
a diario, facilitando el flujo de información de manera fácil y rápida,
reduciendo tiempos para los colaboradores de las empresas y permitiendo la
gestión de la información de forma virtual.
La evolución tecnológica que se está
viviendo en esta era, está marcando sucesos históricos como la cuarta
revolución industrial o Industria 4.0, la cual es una nueva esfera de la
industria que aparece como un resultado del surgimiento, distribución, uso y
apropiación de nuevas tecnologías (MinTIC, 2019). Es precisamente el uso de
nuevas tecnologías la manera en que las empresas pueden ser disruptivas y
empezar a hacer sus procesos de manera diferente a los demás, lo cual permite
destacarse ante sus competidores.
Herramientas tan prácticas y potentes
como el correo electrónico, las bases de datos, los repositorios, foros, chats,
apps, la nube, entre otros, facilitan la gestión documental y archivística de
las instituciones y organizaciones. Hoy en día es posible utilizar metodologías
de comunicación agiles de forma digital, llegando a encontrar aplicaciones y
sistemas tan específicos que es posible conocer quien ha elaborado, modificado
y almacenado cualquier documento o archivo.
En la medida que los colaboradores de
una empresa se familiaricen con el uso de las nuevas tecnologías y se sigan
capacitando para estar a la vanguardia de estas, se obtendrán grandes
beneficios para el manejo de los datos generados en las diferentes actividades,
lo cual deriva en grandes ventajas como lo es la gestión de información y
gestión del conocimiento.
Las velocidades que se alcanzan en los
sistemas informáticos para compartir documentos, archivos e información, son
asombrosas. Muchas empresas hacen uso de estas ventajas al usar servidores
locales o en la nube para alojar sus datos, incluso son tantas las ventajas que
una compañía puede estar constituida por diferentes sedes con ubicaciones geográficas
distintas y aun así tener a disposición información organizacional en tiempo
real de todas sus dependencias (financiera, recursos humanos, operativa,
administrativa, etc.), todo esto gracias a la velocidad y facilidad con que se
transmiten los datos en Internet, el cual es un conjunto descentralizado de
redes de comunicaciones interconectadas, que utilizan la familia de protocolos
TCP/IP, lo cual garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen
constituyen una red lógica única de alcance mundial. (Wikipedia, 2021).
La implementación y uso de nuevas
tecnologías representa un desafío enorme en la medida del tamaño o procesos
llevados a cabo en las empresas, pero se requiere no solo del apoyo financiero
y logístico de quienes ocupan cargos administrativos, sino de querer
implementar una cultura digital, donde todos los procesos se interconecten y
las diferentes áreas y colaboradores de una organización se apoyen mutuamente,
cosa que en Colombia en algunas empresas o instituciones en su mayoría
públicas, se logra evidenciar como una tarea difícil, ya que en muchas
ocasiones se viven ambientes muy polarizados donde las diferentes áreas
organizacionales constantemente responsabilizan a otras dependencias de negligencias
y errores ocurridos o sencillamente no existe espíritu de cooperación y trabajo
en equipo.
Para llevar a cabo una correcta
implementación de la gestión documental de manera electrónica se debe trabajar
en todos los aspectos de una empresa, desde sus componentes tecnológicos hasta su
recurso humano. No basta con tener los mejores recursos tecnológicos si los
colaboradores no cooperan entre si y no se tiene una cultura organizacional, o
viceversa, de que sirve tener al mejor personal capacitado si no se cuenta con
la arquitectura tecnológica adecuada para ejecutar procesos y hacer gestión
documental de forma virtual.
Si las empresas, instituciones u
organizaciones públicas o privadas son conscientes de la importancia de evolucionar
sus procesos de acuerdo al avance tecnológico que se está desarrollando, podrán
ser día a día más competitivas y podrán no solo gestionar mejor sus datos,
información y archivos, sino que además podrán gestionar y transmitir de forma
eficaz sus conocimientos adquiridos a todos sus colaboradores, una correcta
comunicación y gestión de conocimiento permite un rápido aprendizajes para el
personal nuevo y un “feedback” para los más experimentados.
La digitalización es una realidad y
hacer una correcta gestión documental, gestión e información y gestión del
conocimiento, definirán a los líderes del futuro.
Referencias
Bibliográficas
Archivo General de la Nación | Procesos Gestión
Documental. (s. f.).
www.archivogeneral.gov.co/. https://www.archivogeneral.gov.co/Politica/procesos
MinTIC República de Colombia. (2019). Aspectos
Básicos de la Industria 4.0. https://colombiatic.mintic.gov.co/.
https://colombiatic.mintic.gov.co/679/articles-124767_recurso_1.pdf
Colaboradores de Wikipedia. (2021, 28 octubre).
Internet. Wikipedia, la enciclopedia libre. https://es.wikipedia.org/wiki/Internet
Como siempre, espero que esta información les sea muy útil, Saludos.
